Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

Puntos claves para la implementación de un ERP

Analizar la situación
Se deben analizar los problemas que tiene tu empresa, las ventajas competitivas y las limitaciones. Así como investigar y analizar cuáles son las operaciones que se pueden mejorar, definiendo los procesos prioritarios según las metas que tenga dicha organización.

Evaluar cada uno de los posibles proveedores
Es importante tener referencias sobre ellos, ver qué han opinado otros clientes de su servicio y que transmitan cierta confianza.
Como sugerencia antes de seleccionar un proveedor es necesario pedir una demostración personalizada del Sistema ERP, para así poder evaluar si es una empresa estable y si transmite confianza al cliente y a todo tu equipo de evaluación.

Selecciona al proveedor
Selecciona al que te ofrezca una solución a tu medida y no un Sistema ERP con mil funciones que no vayas a utilizar. Recuerda que no siempre lo más caro y lo más completo es lo mejor. Igual tu empresa necesita algo más sencillo. Hecho esto deberás contratar sus servicios y empezar la implementación del ERP.

Define un equipo de trabajo
También es importante que el proyecto vaya liderado por una persona concreta, un jefe de proyecto, para que así pueda existir seguimiento y una buena comunicación entre la empresa y el proveedor.

Pasos a seguir durante la implementación del ERP

Presentación del cronograma
Es muy importante que la empresa que vaya a hacer la instalación del ERP mantenga informado de todo a la empresa y establezca un cronograma detallado con las actividades a realizar, las fechas de inicio y las fechas estimadas para el fin. Así como tener establecidas las entregas en cada una de las etapas de la implementación.

Revisar la integridad de la base de datos
Lo que al final hace un ERP es unificar todos datos en un mismo lugar. Por lo tanto, la integridad de los datos es uno de los pasos más importantes en la implementación ya que es un sistema de información.

Instalar el hardware
La inversión viene sobre todo en la instalación del hardware ya que se deben eliminar las antiguas tecnologías que se tengan en la empresa e instalar un servidor.

Instalar el software (piloto)
Por norma general se instala un software piloto que servirá de prueba para ver si todo funciona correctamente y para hacer las primeras pruebas. Esto debe ser un paso con mucha precaución, ya que el software siempre es lo más importante en este proceso.

Capacitación de todo el personal involucrado
Esto quiere decir que todos los empleados deben ser capaces de utilizar la herramienta para beneficiar su trabajo. Para conseguir esto es importante hacer una formación en la que se muestre la manera en la que van a poder sacar el máximo partido de la herramienta.
Existen algunos Sistemas ERP más complejos o avanzados que requieren una formación algo más técnica. Además, también cabe destacar que por norma general se entrena al equipo utilizando ese piloto construido en el paso anterior.

Análisis continuo
Siempre hay posibilidad de mejorar, por lo que se debe evaluar continuamente posibles adecuaciones del sistema.