¿Qué es un sistema de facturación?

Los programas para facturar son una herramienta de vital importancia para autónomos y dueños de pequeñas empresas, ya que estos, además de gestionar el negocio, están obligados a llevar a cabo la facturación y la contabilidad de su empresa.

Este tipo de programas permiten, de forma muy sencilla, mantener las cuentas al día y llevar un control de la facturación, tareas imprescindibles para el buen funcionamiento del negocio.

NOTA IMPORTANTE
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) hace referencia al modelo de factura electrónica que se aplica en México desde principios del 2011 y que se ajusta a los estándares fijados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Desde el 1 de enero de 2018 la versión vigente es el CFDI 3.3. El CFDI es un documento digital en formato XML que debe cumplir con estas características esenciales: integridad, autenticidad, único, verificable.

¿Qué hay que tener en cuenta al elegir un programa de facturación?

Certificado ante el SAT
Avalado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT): En el siguiente enlace podrá verificar la lista de los proveedores autorizados de certificación (PAC) ya que estos son los únicos que cuentan con la facultad de emitir CFDI válidos.

Debe ser funcional
Da igual que los gráficos no sean muy espectaculares, siempre y cuando el software sea funcional. Hay programas con diseños muy bonitos, pero que luego no nos permiten llevar a cabo algunas operaciones. O tienen un servicio de atención al cliente pésimo.

Con gráficos
Lo que separa un simple programa de facturación de un programa de gestión es la información que te ofrece para trabajar. Un programa de gestión te permite administrar tu empresa.

Y eso implica que podrás encontrar gráficos de ingresos y gastos, hacer comparativas con años anteriores y acumular datos que permitan visualizar una panorámica de tu empresa.

Fácil de utilizar
Que el programa sea intuitivo también influye mucho a la hora de trabajar con él. Hay programas que pueden tener todas las funcionalidades, pero su usabilidad deja mucho que desear.

Que el programa sea fácil de entender y manejar, ahorrará tiempo para que poder gestionar determinado negocio de una forma más ágil, así como aprovechar todas sus funcionalidades.

Buen soporte técnico
Lo ideal es que el soporte técnico trabaje de forma profesional, tenga una respuesta rápida y te brinde toda la ayuda necesaria para poder manejar tu software de gestión.

Que se pueda conectar con otros programas
Trabajar en la nube tiene sentido en la medida en que podemos aprovechar las ventajas de conectar programas. Trabajar con programas separados y tener que subir datos manualmente es una tarea pesada que limita el tiempo productivo.

Los ERP, los CRM, las tiendas online o programas de gestión y administración de la empresa son algunos de los software que deben poder combinarse con el programa de facturación. Cuanta mayor integración, menos costes y mejores procesos de trabajo.

Funcionalidades básicas de un programa de facturación

Creación automática de facturas y tickets, con numeración correlativa.
Capacidad de almacenar diferentes plantillas de facturas.
Posibilidad de enviar las facturas directamente desde la plataforma del programa.
Información sobre el estado de tus facturas y alertas si están vencidas.
Sistema de envío automático de recordatorios de pago a los clientes.
Agenda para guardar contactos, tanto de clientes como de proveedores.
Conexión con bancos para facilitar las conciliaciones bancarias.
Posibilidad de rellenar de forma automática los modelos tributarios trimestrales y anuales.
Acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, incluso smartphone.